Das Geschäft von Medienunternehmen wird immer komplexer und weitreichender. Neue Geschäftsmodelle, strenge Rahmenbedingungen und ein hoher interner Anspruch führen zwangsläufig auch zu einer höheren Komplexität aller IT-Prozesse. Gerade kleinere und mittelgroße Unternehmen können diese nur schwer abbilden. Als wäre dies nicht genug, ist der IT-Fachkräftemarkt extrem umkämpft. Eine Auslagerung der IT-Prozesse kann hier die Lösung sein.

Wie verhalten sich IT-Organisationen von Medienunternehmen heute? Welche Kosten haben ihre IT-Prozesse? Wie veränderungswillig sind sie? Bei der Beantwortung dieser Fragen konnten wir vier Handlungstypen identifizieren:

  • Konsolidierer
  • Innovatoren
  • Sparer
  • Bewahrer
Ausprägung und Typen von IT-Organisationen in Medienunternehmen

Beispielsweise haben die Bewahrer einerseits eine kostenintensive IT-Infrastruktur, die in der Vergangenheit passgenau an ihren Vorstellungen ausgerichtet wurde. Andererseits sind sie Veränderungen gegenüber wenig aufgeschlossen, da sie wissen, dass die Umsetzung ihrer Wünsche in moderneren Architekturen extrem hohe Umsetzungskosten mit sich bringt.

IT-Dienstleister im Mediensektor

Professionelle Service Provider im Mediensektor sind entweder aus Mediengruppen ausgegliedert worden, um eine erweiterte Kundenbasis zu bedienen. Oder bestehende IT-Dienstleister haben sich aufgrund ihrer Kundenstruktur und Erfahrungen auf den Mediensektor spezialisiert. Typische Beispiele aus dem Leistungsangebot eines IT-Dienstleisters reichen von einfachen Infrastruktur-Diensten – dazu können der Betrieb des Service Desk oder des Rechenzentrums gehören – bis hin zur Übernahme gesamter Geschäftsprozesse und dem Betrieb von Service-Plattformen zur Umsatzgenerierung.

Neues Niveau an Qualität in IT-Prozessen

Zu den wichtigsten Treibern bei der Auslagerung von IT-Prozessen an einen externen Service Provider zählten heutzutage nicht mehr die Kosten. Die Entscheider erwarten in erster Linie die Steigerung der Qualität, Erhöhung der Professionalität und Sicherung der Zukunftsfähigkeit.

Qualitative Effekte bei Auslagerung von IT-Prozessen

Kosteneffekte bei der Auslagerung

Trotzdem bleiben mögliche Kosteneffekte weiterhin ein wichtiges Entscheidungskriterium einer IT-Auslagerung. Insbesondere folgende Kosteneffekte treten bei Verlagen und Medienhäusern ein:

  • Reduktion der Personal- und Gemeinkosten
  • Deutlich reduzierter Investitionsbedarf
  • Niedrigere Servicekosten durch Skaleneffekte
  • Kostengünstige Umsetzung geänderter Rahmenbedingungen

Case Study: Wie ein Medienunternehmen es geschafft hat, seine gesamte IT strukturiert an einen IT Service Provider zu übertragen.

Ein regionaler Zeitungsverlag mit einer Auflage von rund 60.000 Exemplaren hat es geschafft, die vollen Potenziale einer IT-Auslagerung auszunutzen. Dabei hat er seine gesamten IT-Prozesse an einen Service Provider übertragen. Bereits zuvor wurde das Rechenzentrum und der Service Desk von einem externen Dienstleister betrieben. Nun wurden die restliche Infrastruktur und alle Anwendungen in die Hände eines zentralen Service Providers gegeben. Nach einer Initialisierungsphase wurde der Übergang in drei Phasen vollzogen:

  1. Arbeitsplätze und Infrastruktur (Desktop Management,
    Netzwerke etc.)
  2. Anwendungen I (administrative Anwendungen, z.B. Finanzsysteme, Personalsystem, Entgeltabrechnung für Zusteller etc.)
  3. Anwendungen II (produktive Anwendungen, z.B. Redaktionssystem, Produktionssysteme, Anzeigensystem etc.)

Der Regionalverlag konnte die Umstellung nach insgesamt 3 Jahren als Erfolg verbuchen. Zu diesem Zeitpunkt waren auch die langjährigen Dienstleistungsverträge gekündigt. Die IT-Kosten pendelten sich auf dem halben Niveau der ursprünglichen Kosten ein.

Case Study: Kostenverlauf bei der IT-Auslagerung

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