Qualität Rauf, Kosten runter. Auslagerung von IT-Prozessen in Medienunternehmen

Das Geschäft von Medienunternehmen wird immer komplexer und weitreichender. Neue Geschäftsmodelle, strenge Rahmenbedingungen und ein hoher interner Anspruch führen zwangsläufig auch zu einer höheren Komplexität aller IT-Prozesse. Gerade kleinere und mittelgroße Unternehmen können diese nur schwer abbilden. Als wäre dies nicht genug, ist der IT-Fachkräftemarkt extrem umkämpft. Eine Auslagerung der IT-Prozesse kann hier die Lösung sein.

Wie verhalten sich IT-Organisationen von Medienunternehmen heute? Welche Kosten haben ihre IT-Prozesse? Wie veränderungswillig sind sie? Bei der Beantwortung dieser Fragen konnten wir vier Handlungstypen identifizieren:

  • Konsolidierer
  • Innovatoren
  • Sparer
  • Bewahrer
Ausprägung und Typen von IT-Organisationen in Medienunternehmen

Beispielsweise haben die Bewahrer einerseits eine kostenintensive IT-Infrastruktur, die in der Vergangenheit passgenau an ihren Vorstellungen ausgerichtet wurde. Andererseits sind sie Veränderungen gegenüber wenig aufgeschlossen, da sie wissen, dass die Umsetzung ihrer Wünsche in moderneren Architekturen extrem hohe Umsetzungskosten mit sich bringt.

IT-Dienstleister im Mediensektor

Professionelle Service Provider im Mediensektor sind entweder aus Mediengruppen ausgegliedert worden, um eine erweiterte Kundenbasis zu bedienen. Oder bestehende IT-Dienstleister haben sich aufgrund ihrer Kundenstruktur und Erfahrungen auf den Mediensektor spezialisiert. Typische Beispiele aus dem Leistungsangebot eines IT-Dienstleisters reichen von einfachen Infrastruktur-Diensten – dazu können der Betrieb des Service Desk oder des Rechenzentrums gehören – bis hin zur Übernahme gesamter Geschäftsprozesse und dem Betrieb von Service-Plattformen zur Umsatzgenerierung.

Neues Niveau an Qualität in IT-Prozessen

Zu den wichtigsten Treibern bei der Auslagerung von IT-Prozessen an einen externen Service Provider zählten heutzutage nicht mehr die Kosten. Die Entscheider erwarten in erster Linie die Steigerung der Qualität, Erhöhung der Professionalität und Sicherung der Zukunftsfähigkeit.

Qualitative Effekte bei Auslagerung von IT-Prozessen

Kosteneffekte bei der Auslagerung

Trotzdem bleiben mögliche Kosteneffekte weiterhin ein wichtiges Entscheidungskriterium einer IT-Auslagerung. Insbesondere folgende Kosteneffekte treten bei Verlagen und Medienhäusern ein:

  • Reduktion der Personal- und Gemeinkosten
  • Deutlich reduzierter Investitionsbedarf
  • Niedrigere Servicekosten durch Skaleneffekte
  • Kostengünstige Umsetzung geänderter Rahmenbedingungen

Case Study: Wie ein Medienunternehmen es geschafft hat, seine gesamte IT strukturiert an einen IT Service Provider zu übertragen.

Ein regionaler Zeitungsverlag mit einer Auflage von rund 60.000 Exemplaren hat es geschafft, die vollen Potenziale einer IT-Auslagerung auszunutzen. Dabei hat er seine gesamten IT-Prozesse an einen Service Provider übertragen. Bereits zuvor wurde das Rechenzentrum und der Service Desk von einem externen Dienstleister betrieben. Nun wurden die restliche Infrastruktur und alle Anwendungen in die Hände eines zentralen Service Providers gegeben. Nach einer Initialisierungsphase wurde der Übergang in drei Phasen vollzogen:

  1. Arbeitsplätze und Infrastruktur (Desktop Management,
    Netzwerke etc.)
  2. Anwendungen I (administrative Anwendungen, z.B. Finanzsysteme, Personalsystem, Entgeltabrechnung für Zusteller etc.)
  3. Anwendungen II (produktive Anwendungen, z.B. Redaktionssystem, Produktionssysteme, Anzeigensystem etc.)

Der Regionalverlag konnte die Umstellung nach insgesamt 3 Jahren als Erfolg verbuchen. Zu diesem Zeitpunkt waren auch die langjährigen Dienstleistungsverträge gekündigt. Die IT-Kosten pendelten sich auf dem halben Niveau der ursprünglichen Kosten ein.

Case Study: Kostenverlauf bei der IT-Auslagerung

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Operational Excellence in der Auftragsabwicklung: Ein EINBLICK für Anzeigeninnendienste

Operational Excellence in der Auftragsabwicklung: Ein EINBLICK für Anzeigeninnendienste

Die Anforderungen an Werbevermarktungen sind in den letzten Jahren kontinuierlich gestiegen. Printanzeigen verlieren am Markt zunehmend gegen neue Rivalen wie Google, Facebook & Co. Viele Kunden treffen gar Gattungsentscheidungen und wenden sich vollständig von Verlagshäusern ab. Werbevermarktungen tun daher gut daran zu innovieren – „Digitaler Anzeigenverkauf“, „360-Grad-Vermarktung“ und „Agenturkonzepte“ heißen immer häufiger die Ansätze, mit denen die Verlagshäuser ihre Werbevermarktungen gegen immer professionellere Konkurrenten ins Rennen schicken.

Allerdings steigt hierbei nicht nur die benötigte Vermarktungskompetenz des Regionalverkaufs – auch die Anforderungen an die Auftragsabwicklung verändern sich grundlegend. Noch viel zu häufig versuchen Vermarktungen, digitale Abwicklungsworkflows eins zu eins in bestehende Printprozesse zu gießen. Das Ergebnis sind fehleranfällige Prozessketten mit unzähligen System- bzw. Medienbrüchen und redundanten Schleifen.

In unserem noch im Juli erscheinenden EINBLICKOperational Excellence in der Auftragsabwicklung: Ein Einblick für Anzeigeninnendienste“ hat SCHICKLER seine umfassende Projekterfahrung und konkrete Lösungsansätze zusammengestellt.

Der Markt der Auftragsabwicklung ist kein unerheblicher: Wir schätzen die deutschlandweiten Personalkosten in der Anzeigen- und Beilagenabwicklung für Tageszeitungen und Anzeigenblätter auf über 124 Millionen Euro jährlich. Rund 3.100 Mitarbeiterkapazitäten wickeln hierbei jährlich über 13,5 Millionen Anzeigen- und Beilagenaufträge ab. Dabei schätzen wir, dass die reelle Zahl der am Abwicklungsprozess beteiligten Parteien um ein Vielfaches höher ist. Denn Werbevermarktungen haben oftmals keine trennscharfen Rollenabgrenzungen in Ihren Verkaufs- und am Verkauf beteiligten Funktionen. Eine Herausforderung, die mit zunehmendem Agenturansatz unabdingbar wird, da sich fehlerhafte Prozesse mit steigender Komplexität exponieren.

Im EINBLICK gibt SCHICKLER klare Empfehlungen, welche Schritte ergriffen werden müssen, um die benötigte Trennschärfe im Anzeigeninnendienst zu erhalten und welche Betriebsmodelle am Markt funktionieren.

Auch die Nutzung systemgetriebener Innovation nimmt zu. Wurden beispielsweise „Berater-Apps“ zunächst belächelt, sind sie heute aus Best-Practice-Vermarktungen nicht mehr wegzudenken und können bei an das CRM System angeschlossenem Back-End einen signifikanten Teil der kaufmännischen Auftragsabwicklung automatisieren. Neben der gesteigerten Verkaufsqualität können auch Verkaufsvorbereitung und dem Verkauf nachgelagerte Tätigkeiten optimiert werden. Wie das geht und welche anderen Innovationen sich durchsetzen werden, lesen Sie in unserem EINBLICK.

Generell regt der EINBLICK an, den Blick über den Tellerrand zu wagen und zu verstehen, wie Best-Practices in und um den Verlagskosmos Ihren Post-Sales Bereich strukturieren. Sie wollen sich diesen EINBLICK sichern? Fordern Sie Ihr Exemplar an unter info@schickler.de.